Az automatikus számlázás megvalósítása és hasznossága

Úgyhogy a cikkben egyrészt az automatikus számlázás fontosságát igyekszünk majd hangsúlyozni. Másrészt külön kitérünk arra is, hogy mi minden kellhet ennek megvalósításához.

Kezdjük azzal, hogy tisztázzuk az automatikus számlázás lényegét!

Az automatikus számlázás lényege abban keresendő, hogy egy-egy eladást követően magát a számlát nem manuálisan küldjük ki. Ehelyett minden egyes tranzakció után maga a számlázó program lesz az, amely automatikus formában, emberi beavatkozás nélkül egyrészt kiállítja, másrészt elküldi a számlát e-mailen.

Bármennyire is utópisztikusnak tűnik mindez, egy felhasználóbarát CRM szoftver használatán keresztül igenis reális opcióról beszélhetünk. Nem kevés hozzáadott értéket jelentve így a cég életében.

Azt ugyanis gyorsan leszögezhetjük, hogy az automatikus számlázás mindenképp hasznot jelent a vállalkozás számára. Méghozzá több szempontból is, amelyekre rögvest kitérünk majd részletesen is.

Az automatikus számlázás a következőképp hasznosulhat egy cég életében

Bizonyára nem nehéz kitalálni, hogy az automatikus számlázáson keresztül eredményesen megspórolható a számlák kiállítására fordított idő. Minél több számláról beszélhetünk, annál több felszabadult kapacitást nyerhetünk.

Aztán ott van az a nem elhanyagolható tényező is, hogy automatikus számlázással proaktívan elkerülhetők a nyomtatási költségek, nem beszélve a postai feladás különféle járulékos díjairól.

Mindezt azzal a kiemelt precizitással, amely szinte garantálja, hogy az automatizált folyamatnak köszönhetően helyesen szerepelnek az adatok a számlán, így elkerülhetők az emberi tévesztések. Miközben óvjuk a környezetet és kevesebb szemetet termelünk, még a NAV irányába történő adatszolgáltatást is automatizálni tudjuk.

Milyen úton és módon valósítható meg az automatikus számlázás cégként?

Első lépésként szükség van egy olyan CRM szoftverre, amely integrálható az általunk használt számlázó programmal. Maga az integráció egyébként nem nehéz művelet, köszönhetően az úgynevezett API-kulcsos metódusnak.

Miután sikerült összekötni a két programot, onnantól kezdve a CRM rendszeren belül tudunk dolgozni. A legfontosabb feladat annak a beállítása, hogy mi történjen egy-egy sikeres értékesítést követően.

Hogyha ezt sikerült megoldani, akkor az eladások után már nincs szükség manuális beavatkozásra. Valamennyi vásárlás után automatikus számlakiállítás és számlaküldés történik, ami komoly hozzáadott értéket jelenthet a cégünk működését tekintve.