Hogyan fogjunk hozzá a konferenciaszervezéshez, ha még sosem csináltunk ilyet?

A szakmai, üzleti és egyéb konferenciák megszervezése a laikusok számára pedig kifejezetten összetett és bonyolult feladatnak tűnhet. Ha nem vagyunk jártasak a konferenciaszervezés világában, érdemes az alábbi szempontokat figyelembe véve eljárjunk.

Tűzzünk ki célokat!

A konferenciaszervezés első lépéseként tisztázzuk le, milyen típusú, stílusú és jellegű lesz a rendezvény és ehhez kapcsolódóan hol kerül megrendezésre. Fontos előre tudni, mekkora méretű lesz az esemény, tehát az adott konferencián pontosan hány fő fog részt venni – ez elsősorban offline eseményeknél fontos. Emellett azt is már a legelején tisztán kell látnunk, hogy milyen aktuális, releváns és izgalmas témával szeretnénk foglalkozni a konferencián, ami a lehető legtöbb szakmabelit megmozgatja majd.

Állítsuk össze a csapatunkat!

A konferenciáknak számos fajtája létezik – vannak szakmai vagy tudományos események, workshopok, tréningek, kiállítások, fórumok. Ennek megfelelően a szervezés egy rendkívül komplex folyamat, mely több ember összehangolt munkáját teszi szükségessé. Fontos, hogy állítsunk össze egy szakmai csapatot, amelyen belül az egyes részfeladatokat delegálhatjuk, így minden tökéletesen meg lesz szervezve, és biztos, hogy semmilyen apró részlet nem kerüli el a figyelmünket.

Készítsünk részletes projekttervet!

Ahhoz, hogy sikeres rendezvényt tudjunk lebonyolítani, mindenképpen szükséges egy projektterv, ami az egész szervezés alapjául szolgál majd. Ennek aprólékos és precíz kidolgozása segít, hogy minden a terveknek megfelelően történjen, a megfelelő időpontban, ütemezéssel, a legjobb minőségben. A projekttervnek részletesen tartalmaznia kell a kapcsolódó határidőket, a feladatok elvégzéséért felelős személyeket, illetve a pénzügyi tételeket, kimutatásokat és minden felmerülő költséget is.

Szánjunk megfelelő időt az esemény marketingjére!

Ahhoz, hogy konferenciánk híre a megfelelő időben eljusson a címzettekhez, gondoskodnunk kell annak időbeli promotálásáról, azaz a megfelelő marketingről. Ma már rengeteg felület van, ahol hirdetésekkel és figyelemfelkeltő bejegyzésekkel el lehet érni a célközönséget. A hangsúly azon van, hogy időben gondoskodjunk a konferenciaszervezéssel kapcsolatos hasznos információk átadásáról a résztvevők felé. Gondolkodhatunk social media felületekben, hírlevelekben, direkt e-mail-üzenetekben vagy akár remarketing hirdetésekben is.

Fordítsunk figyelmet a regisztrációs folyamatokra!

Akár zártkörű egy konferencia, akár bárki részt vehet rajta, lényeges, hogy a regisztrációs folyamatot időben elkezdjük, majd figyelemmel is kísérjük azt. A résztvevők számának nyomon követése végett, illetve a férőhelyek komfortos biztosítása érdekében mindig kössük regisztrációhoz a részvételt. Ezt követően elkezdhetjük a belépésre feljogosító jegyeket is értékesíteni, kiosztani.

Legyünk tisztában a technikai és logisztikai kérdésekkel!

Szervezőként érdemes az egész eseménnyel és annak átfogó logisztikájával tisztában lennünk. Mindig készüljünk „B” tervekkel is, ha esetleg valami nem a számításainknak megfelelően alakulna. Tisztázzuk, hogy milyen technikai erőforrások kellenek a szervezés során – például világítás, kivetítők, WiFi – és ezek közül melyek állnak rendelkezésünkre. Ha megfelelően összehangoljuk az előkészületeket és folyamatainkat, illetve felfogadunk egy szakértő személyzetet, nem érhet minket meglepetés.

Tegyünk meg minden tőlünk telhetőt, teljes erőbedobással!

A megrendezésre kerülő esemény napján fordítsunk extra figyelmet minden apró részletre. Ellenőrizzük magunkat és csapatunkat több ízben, hogy minden a várakozások szerint alakuljon. Egy sikeres rendezvény létrehozásához rengeteg mindenre kell odafigyelnünk, így kísérjünk minden fázist figyelmesen végig. Fontos, hogy a konferencia elejétől egészen a legvégéig legyünk jelen és tegyünk ki magunkért a kitűzött napon.

Fordítsunk figyelmet az utókövetésre!

Sok esemény sikere az utókövetés hiányán bukik el, mi ne kövessük el ezt a hibát! Fontos, hogy a konferenciánkról megfelelő visszacsatolásokat kérjünk és kapjunk a résztvevőktől. A visszajelzések nagyon hasznosak saját hatékonyságunk, sikerességünk és az elvárásoknak való megfelelés ellenőrzése szempontjából – ezekből a jövőben sokat tanulhatunk és a tudást beforgathatjuk a következő konferenciaszervezési kihívásokba. Emelett a résztvevők úgy érezhetik, hogy valóban nekik készült az esemény, hiszen számít a véleményük.

Ha szükséges, adjuk át a szervezési feladatokat profiknak!

Természetesen azzal sincs semmi gond, ha nem vagyunk szakavatott konferenciaszervezők, ezáltal nem is szeretnénk egy ilyen nagy volumenű eseményt saját magunk megszervezni. Ebben az esetben érdemes profi konferenciaszervező csapat segítségét kérnünk, akik hivatásuknál fogva minden eszközzel rendelkeznek, hogy tapasztalt rendezvényszervezők lévén hozzásegítsenek minket egy sikeres és gördülékenyen lezajló konferencia létrehozásához.